Créer un contenu optimisé pour l’impression avec un logiciel de gestion d’impression

L’impression est l’une des tâches les plus importantes et les plus utiles pour tout bureau

Cependant, le logiciel de gestion des impressions n’est pas qu’un simple spooler d’impression, il possède également de nombreuses autres fonctionnalités permettant d’améliorer la productivité de l’entreprise et de réaliser des économies grâce à l’optimisation des impressions. Cela inclut :

  • un flux d’impression rationalisé avec un acheminement automatique des documents par e-mail ou par stockage dans le cloud
  • des tâches d’impression automatisées (fax, impression par e-mail)
  • solutions d’impression mobiles (applications iOS et Android)
  • suivi des impressions, y compris statistiques, audits, rapports et alertes
  • l’impression en nuage avec différents types d’appareils (ordinateurs portables et de bureau, appareils mobiles tels que les smartphones ou les tablettes).

Cela permet aux entreprises de toute taille d’être en mesure d’imprimer dans un environnement de bureau sans dépenser des milliers d’euros en infrastructure d’impression. Ceci est particulièrement important lorsque des budgets stricts sont en jeu, ce qui peut souvent empêcher les PME d’acheter des équipements coûteux tels que des imprimantes d’étiquettes professionnelles pour leur entreprise. Avec le bon logiciel de gestion des impressions, elles n’auront pas besoin de cet équipement car il s’intègre de manière transparente dans leur flux de travail existant via le stockage en nuage ou même le courrier électronique !

 

Comment fonctionne un logiciel de gestion d’impression ?

Le logiciel de gestion d’impression fonctionne en gérant les files d’attente d’impression. Il peut imprimer des documents à partir d’un seul ordinateur ou de plusieurs ordinateurs en réseau, et il vous offre la possibilité de contrôler vos paramètres d’impression à distance ainsi que d’envoyer des travaux d’impression depuis n’importe où dans le monde via un portail en ligne.

 

Les avantages des logiciels de gestion d’impression

Parmi les avantages notables de ce type de logiciel on cite :

  • optimisation des impressions : imprimez du contenu avec des paramètres d’impression optimaux.
  • planification de l’impression : le logiciel de gestion de l’impression vous aide à gérer votre volume d’impression afin d’éviter les dépenses d’impression qui dépassent le montant prévu ou budgété
  • automatisation des processus métier : ce type de solution facilite également l’automatisation des tâches de routine telles que l’impression de documents, d’étiquettes et de rapports, facilitant ainsi le flux de travail au sein d’une organisation.
  • réduction des coûts de l’impression : l’optimisation de l’impression vous permet d’imprimer en utilisant le moins d’encre / de toner possible, ce qui se traduit par d’importantes économies.
  • la sécurité des impressions : les logiciels de gestion des impressions aident les entreprises à éviter d’imprimer des contenus confidentiels qui seraient donc inaccessibles s’ils étaient imprimés sans contrôle approprié, de plus le logiciel de gestion d’impression permet de d’éviter la double impression ou l’impression superflue.

Les avantages d’un logiciel de gestion des impressions sont assez vastes, il est donc essentiel que vous utilisiez ce type de solution si votre entreprise produit quotidiennement beaucoup de documents imprimés. Si elles ne sont pas gérées correctement, les dépenses liées à l’impression peuvent avoir un impact significatif sur vos finances et peuvent même entraîner des problèmes de pertes au sein de l’entreprise. En choisissant un logiciel de gestion des impressions de haute qualité, vous serez en mesure de réduire ces problèmes et d’augmenter la productivité au travail lors du traitement des documents imprimés par les employés ou des tiers à l’aide des imprimantes de l’entreprise. Comme mentionné ci-dessus, l’un des avantages est la possibilité pour les entreprises (ou leurs clients) de réaliser des économies sur l’utilisation du papier par page ou par document imprimé, ce qui a permis de réduire les coûts en conséquence.

En outre, les logiciels de gestion des impressions peuvent contribuer à automatiser le processus d’impression et à faciliter l’utilisation efficace des ressources d’impression par les employés. Par exemple, au lieu de perdre du temps à imprimer des documents à l’aide de votre PC ou de votre ordinateur portable, puis à traverser le bâtiment pour les envoyer par courrier électronique (ou pire encore, à imprimer plusieurs copies), vous pouvez intégrer ces tâches dans un seul flux de travail qui vous fera gagner du temps. De plus, cette solution permettra aux utilisateurs des différents services de votre entreprise de travailler sur plusieurs projets à la fois sans interférer avec le travail des autres, car ils pourront partager les imprimantes facilement.